Wer meldet die Musiknutzung bei einer Veranstaltung bei der GEMA an?
Dies ist die Aufgabe der Veranstalter*in (nicht der Musiker*innen). Veranstalter*innen sind diejenigen, die eine Veranstaltung organisieren und durchführen.
 
Wann muss ich die Veranstaltung anmelden?
Die Anmeldung muss immer vor der Musiknutzung erfolgen – spätestens am Werktag davor. Wenn es mal vergessen wurde akzeptiert die GEMA auch eine zeitnahe Nachmeldung – spätestens in der Folgewoche der Veranstaltung.

Wir haben ein Konzert nicht angemeldet – was kann uns passieren?
Die GEMA hat u.a. die Pflicht, nach nicht angemeldeten Musiknutzungen zu suchen. Dies geschieht durch den GEMA Mediendienst. Er recherchiert in allen Onlinemedien, die z.B. auf Veranstaltungen hinweisen, ebenso Meldungen auf Facebook oder anderen Plattformen, aber auch in Printmedien und durch Mitarbeiter*innen des Außendienstes.
Wird hier eine Veranstaltung gefunden, die nicht bei der GEMA angemeldet war, ist die GEMA verpflichtet Schadensersatz geltend zu machen. Achtung!! Der dann anfallende Kontrollkostenzuschlag beträgt 100% des Betrages, der bei einer erfolgten Anmeldung fällig gewesen wäre.

Bei uns spielen oft Bands, die gar kein Mitglied der GEMA sind!
Sind die Konzerte dann überhaupt GEMA pflichtig und müssen wir sie trotzdem anmelden?
Veranstaltungen mit Bands, die kein Mitglied der GEMA sind und die nur selbst komponierte Stücke spielen, müssen (eigentlich) nicht angemeldet werden, da ja in diesem Fall kein GEMA pflichtiges Songmaterial gespielt wird.
Es kann aber im Nachhinein richtig unangenehm werden, wenn die GEMA die Veranstaltung über ihren Mediendienst (s.o.) als nicht angemeldet ermittelt und eine Rechnung mit dem beschriebenen 100% Kontrollkostenzuschlag ins Haus flattert. Hier tritt nämlich die sog. „GEMA-Vermutung“ ein, die darin besteht, dass bei Verwendung in- und ausländischer Unterhaltungsmusik (immer) das Repertoire der GEMA genutzt wird. Deshalb müssen Veranstalter*innen, die behaupten, dass nur „GEMA-freie“ Werke gespielt wurden, dies für jeden einzelnen Fall konkret darlegen und notfalls beweisen können.
Monate nach einem Konzert zu beweisen, dass kein GEMA pflichtiges Material gespielt wurde, die Band zu finden und sich eine entsprechende Bestätigung zu holen – all das kann mehr als schwierig werden und eine Menge Nerven kosten!

Wir empfehlen deshalb: Ja, auch diese Konzerte (zur Sicherheit) anmelden.
Dabei dem Meldeformular eine unterschriebene Erklärung der Band mit folgenden Angaben beilegen:
1.    Konzertdaten (Datum, Ort, Veranstalter)
2.    Name der Band und der Band-Mitglieder
3.    Versicherung der Band, dass ihre Musiker*innen in keiner europäischen Verwertungsgesellschaft Mitglied sind.
4.    Versicherung der Band, dass nur eigene, selbst komponierte Werke gespielt werden und keine Bearbeitungen/Coverversionen.

Diese Erklärung schickt man dem GEMA-Kundencenter und damit ist alles erledigt. Es gibt keine Rechnung und die ansonsten erforderlichen „Musikfolgelisten“ zum Nachweis entfallen in diesem Fall.
Wer auf der sicheren Seite sein möchte, kann sich trotzdem Musikfolgelisten ausfüllen lassen, und auch hier deutlich - möglichst in der Überschrift - darauf hinweisen, dass es sich um GEMA-freie Songs handelt.

Was ist, wenn eine Band, die kein GEMA Mitglied ist, 2 Coverversionen spielt, sonst aber nur selbst komponierte Stücke? Was berechnet dann die GEMA?
Wenn ein GEMA-pflichtiges Stück gespielt wird, muss das Konzert auf jeden Fall angemeldet werden. Die Abrechnung erfolgt dann zum „Normaltarif“. Unter Umständen kann aber das Verhältnis (z.B. 12 nicht GEMA-pflichtige Eigenkompositionen : 2 Coverversionen) auf Antrag bei der Abrechnung berücksichtig werden. Hier am besten die oben beschriebene Erklärung der Band beilegen und in der Musikfolgeliste die GEMA-freien Stücke deutlich kennzeichnen. Hier wird dann oft der Mindesttarif für das Konzert abgerechnet.  

Ist es sinnvoll Konzerte mit GEMA-freien Bands in einem  Jahrespauschalvertrag anzugeben und mitzuzählen?
Ein Pauschalvertrag mit überwiegend GEMA-freier Musik macht keinen Sinn, da GEMA-freie Konzerte nicht als Veranstaltung im Jahrespauschaltarif gezählt werden!
Die Angabe kann sogar finanzielle Einbußen nach sich ziehen, wenn die Vorauszahlung für die Veranstaltungen schon geleistet wurde. Wenn nach einem Konzert durch die Musikfolgelisten nachgewiesen wird, dass nur GEMA-freier Musik gespielt wurde, wird das Konzert im Jahrespauschalvertrag behandelt wie eine ausgefallene Veranstaltung - und für die erfolgt ja auch keine Rückerstattung.

Bekommt man nach einem angemeldeten Konzert eine Rechnung?
Ja, nach jeder angemeldeten Veranstaltung (das sind Discos oder Konzerte) kommt eine GEMA-Rechnung.

Kann die Größe des Veranstaltungsbereiches bei Anmeldung von Einzelveranstaltungen mit DJ/Band abweichen oder extra angegeben werden?
Ja, diese Angabe kann in der Anmeldung jeweils für den genutzten Veranstaltungsbereich auch wechselnd angegeben werden. Nicht immer findet eine Veranstaltung im ganzen Haus statt.
Beispiel: ca. 80% der Veranstaltungen finden in der „Teestube“ oder in der „Disco“ statt. Ca. 20% der Veranstaltungen finden in beiden Räumen statt („Offenes Haus“). Sie geben für die Veranstaltungen in der Teestube oder in der Disco nur die Fläche des tatsächlich genutzten Raumes an. Wenn das ganze Haus mit beiden Räumen für eine Veranstaltung genutzt wird, geben Sie die genutzte Fläche der beiden Räume an.